Transparenzregister für die GmbH

Die folgenden Fälle orientieren sich an den Beispielen, die das Eidgenössische Finanzdepartement zur Verordnung veröffentlicht hat.

1. Identifizieren und überprüfen (Art. 7 TJPG) Die Gesellschaft beschafft die Angaben zur Person sowie die Informationen über Art und Umfang der Kontrolle. Sie überprüft die Identität mit der nach den Umständen gebotenen Sorgfalt und verlangt dafür Belege von den Gesellschaftern, den wirtschaftlich berechtigten Personen oder Dritten.
2. Dokumentieren und aufbewahren (Art. 8 TJPG) Die Informationen sind zu dokumentieren, auf dem neusten Stand zu halten und in der Schweiz jederzeit zugänglich zu machen. Gelingt die Identifikation oder Überprüfung nicht, ist auch das zu dokumentieren – samt den unternommenen Schritten. Informationen und Belege sind zehn Jahre aufzubewahren, nachdem die betroffene Person ihre Eigenschaft verloren hat.
3. Melden (Art. 9 TJPG) Übermittelt werden die Angaben zur Person sowie Art und Umfang der Kontrolle. Die Gesellschaft meldet zusätzlich Angaben über sich selbst und über die meldende Person (Art. 19 TJPV).

Eine GmbH-Besonderheit steckt in Art. 8 Abs. 4 TJPG: Die Person, die nach Art. 814 Abs. 3 OR die Gesellschaft vertreten kann und Wohnsitz in der Schweiz hat, muss Zugang zu den dokumentierten Informationen haben. Wer die Administration auslagert, muss diesen Zugang organisatorisch sicherstellen.

Was Sie für den Zugang vorbereiten müssen. Der Zugang zur Plattform ist kein Selbstläufer und braucht Vorlauf:

• Die Gesellschaft muss mindestens eine Person schriftlich bevollmächtigen. Das Formular wird auf dem Postweg zugestellt (Art. 27 TJPV).
• Bei im Handelsregister eingetragenen Gesellschaften ist die Vollmacht gemäss eingetragener Zeichnungsberechtigung zu unterzeichnen – auf Papier eigenhändig, elektronisch mit qualifizierter elektronischer Signatur und Zeitstempel nach ZertES.
• Die bevollmächtigten Personen registrieren und authentifizieren sich; der Identitätsprüfung liegt ein Pass, eine Identitätskarte oder ein Ausländerausweis zugrunde (Art. 28 und 29 TJPV).
• Die Gesellschaft braucht eine UID (Art. 30 TJPV).

Verantwortlich für die Meldung ist das oberste Mitglied des leitenden Organs (Art. 12 Abs. 1 TJPG). Die Aufgabe darf ausdrücklich an andere Personen in der Gesellschaft oder an Dritte übertragen werden (Art. 12 Abs. 2 TJPG) – die Verantwortung für die ordnungsgemässe Durchführung bleibt aber bestehen. Für die Geschäftsführung heisst das: Auslagern ist erlaubt, aber nur mit nachvollziehbarer Dokumentation sinnvoll.

Die Pflicht liegt nicht allein bei der Gesellschaft. Wer allein oder gemeinsam mit Dritten Stammanteile in einem Umfang hält, der die letztendliche Kontrolle ermöglicht, muss der Gesellschaft die wirtschaftlich berechtigte Person melden (Art. 13 Abs. 1 TJPG). Verlangt sind Name und Vorname, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Adresse und Wohnsitzstaat sowie Art und Umfang der Kontrolle. Gegenüber der Gesellschaft ist also die vollständige Adresse offenzulegen, obwohl anschliessend nur die Wohnsitzgemeinde ins Register gelangt. Für Art und Umfang der Kontrolle gelten dieselben Vorgaben wie für die Gesellschaft (Art. 25 TJPV). Die Meldung hat innerhalb eines Monats nach Entstehung der Kontrolle zu erfolgen, Änderungen ebenfalls innerhalb eines Monats.

Parallel dazu trifft die wirtschaftlich berechtigte Person selbst eine Meldepflicht, wenn sie die Kontrolle auf andere Weise oder über eine Kontrollkette ausübt: Sie meldet direkt der Gesellschaft (Art. 14 TJPG). Auch Dritte, die in die Kontrollkette eingebunden sind, müssen bei der Überprüfung mitwirken.

Praktisch bedeutet das: Halten Sie diese Meldepflichten in der Gesellschaftervereinbarung oder in einem Reglement fest, sonst hängt die Frist der Gesellschaft an der Mitwirkung von Personen, auf die die Geschäftsführung keinen direkten Zugriff hat.

Die Pflicht entsteht direkt aus dem Gesetz, nicht erst auf behördliche Aufforderung. Die Folgen einer Verletzung gehen deutlich über die bekannte Bussenhöhe hinaus.

Im Hintergrund ordnet die registerführende Behörde jede Rechtseinheit einer Risikokategorie zu – hoch, mittel oder niedrig (Art. 64 TJPV). Ein Vermerk im Register führt mindestens zur Einstufung «mittleres Risiko». In die Risikoanalyse fliessen unter anderem Rechtsform und Sitzstaat, Staatsangehörigkeit und Wohnsitz der wirtschaftlich berechtigten Personen, die Art der Kontrolle sowie das Vorliegen von Treuhandverhältnissen und Trusts ein. Die Kontrollstelle priorisiert ihre Kontrollen danach.

Die bisherige Pflicht der Gesellschafter, der Gesellschaft die wirtschaftlich berechtigten Personen zu melden, und das daraus entstandene gesellschaftsinterne Verzeichnis entfallen mit dem Inkrafttreten des TJPG. Für AG und GmbH gilt: Das nach bisherigem Recht erstellte Verzeichnis ist während zehn Jahren nach Inkrafttreten aufzubewahren; für die Belege richtet sich die Aufbewahrung nach dem bisherigen Recht (Art. 50 TJPG). Aufbewahren heisst nicht fortführen.

Das Anteilbuch nach Art. 790 OR bleibt davon unberührt und ist unverändert zu führen.

Eine Erleichterung enthält Art. 49 TJPG: Gesellschafter, die ihrer bisherigen Meldepflicht nachgekommen sind, gelten als erfüllt im Sinne von Art. 13 Abs. 1 TJPG – allerdings nur, sofern die damals gemeldeten Personen auch nach neuem Recht die wirtschaftlich berechtigten Personen sind. Weil die neue Definition von der bisherigen abweicht, ist diese Deckungsgleichheit gerade nicht selbstverständlich. Die Gesellschaft kann die zur Überprüfung erforderlichen Informationen und Belege nach Art. 13 Abs. 4 TJPG verlangen; die Gesellschafter müssen sie innerhalb eines Monats nachliefern (Art. 49 Abs. 2 TJPG).