Délai du registre de transparence : jusqu'à quand devez-vous effectuer votre déclaration ?

La loi le formule à l'inverse de ce à quoi on pourrait s'attendre. Conformément à l’article 51, alinéa 1, de la loi sur la procédure judiciaire (LTPM), la déclaration doit être effectuée dans un délai d’un mois à compter de la première modification de l’inscription au registre du commerce après l’entrée en vigueur de la loi – « au plus tard toutefois » dans les délais prévus aux alinéas 2 et 3. Le délai d’un mois constitue donc la règle ; les délais échelonnés et les deux ans ne sont que les limites extrêmes. Dès que vous procédez à une modification, c’est le délai d’un mois qui s’applique.

Ce qui est considéré comme une modification du registre du commerce

• Transfert du siège social ou nouvelle adresse professionnelle
• Organe nouveau ou sortant
• Modification du droit de signature
• Augmentation ou réduction du capital
• Modification des statuts
• Changement de raison sociale
• Modification de l'objet social
• Entrée ou sortie d'associés (SARL)
• Changement ou retrait de l'organe de révision

La loi se réfère à la modification de l’inscription au registre du commerce, et non à la décision qui en est à l’origine. Plusieurs semaines peuvent s’écouler entre la décision, la demande d’inscription, l’inscription proprement dite et la publication au FOSC ; il convient donc d’examiner au cas par cas à partir de quelle date le délai d’un mois commence à courir. Par mesure de prudence, calculez-le à partir de la plus proche de ces dates.

Les entités juridiques constituées après le 1er octobre 2026 ne bénéficient d’aucun délai transitoire. La déclaration doit être effectuée dans un délai d’un mois à compter de l’inscription de la société au registre du commerce (art. 9, al. 4, LTPM). Pour les personnes morales de droit étranger, le délai d’un mois court à compter de leur assujettissement à la loi – par exemple suite à l’enregistrement d’une succursale, au transfert de l’administration effective en Suisse ou à l’acquisition d’un bien immobilier.

Certaines sociétés peuvent effectuer leur première déclaration selon une procédure simplifiée ; les informations pertinentes sont alors directement reprises du registre du commerce. Les conditions sont toutefois strictes et ne s’appliquent qu’à la première déclaration : le suivi des délais, les déclarations de modification et la documentation restent dans tous les cas de votre responsabilité. Vérifiez d’abord si vous remplissez les conditions requises.

La procédure simplifiée ne modifie en rien les délais. Elle réduit uniquement la charge de travail liée à la première déclaration. Si toutes les conditions ne sont pas remplies, elle n’est pas applicable – il n’existe pas d’application partielle ; il faut alors effectuer une déclaration complète accompagnée d’une analyse structurelle. L’outil de gestion vérifie ces deux points pour vous : si vous êtes concerné par cette procédure et, dans le cas contraire, ce qu’il convient de faire.

La déclaration initiale ne suffit pas. Les informations figurant dans le registre de transparence doivent être tenues à jour : toute modification doit être déclarée dans un délai d’un mois à compter de la date à laquelle la société en a pris connaissance (art. 10 LTPM).

Ce qui déclenche une déclaration de modification

• Vente de parts dépassant ou n'atteignant pas un seuil
• Succession ou donation ayant un effet de seuil
• Restructuration dans la chaîne de contrôle
• Apparition ou disparition du contrôle par d’autres moyens
• Disparition d’un droit économique
• Changement de commune de résidence ou de pays de résidence d'une personne enregistrée
• Changement au sein de l'organe de direction suprême en cas de déclaration subsidiaire

Avant que la société puisse effectuer une déclaration au registre, elle doit disposer des informations nécessaires. La LTPM régit donc également le flux d’informations au sein de la société – et le soumet à ses propres délais. Le parcours va de l’actionnaire à la société, puis au registre de transparence.

Lorsque l’ayant droit économique ne peut être identifié

Si une société n’est pas en mesure d’identifier ses ayants droit économiques ou de vérifier de manière satisfaisante leur qualité, elle doit signaler ce fait – en fournissant toutes les informations pertinentes dont elle dispose, y compris des indications sur la chaîne de contrôle et sur les détenteurs de parts qui n’ont pas rempli leurs obligations d’information. En outre, le membre le plus haut placé de l’organe de direction doit être désigné comme personne de référence (art. 9, al. 3, LTPM, art. 21 OTPM). Cette personne de référence n’est expressément pas considérée comme l’ayant droit économique : elle sert uniquement d’interlocuteur pour les autorités. Il convient de distinguer cette situation de la déclaration subsidiaire prévue à l’art. 4, al. 2, de la LTPM, dans laquelle le membre le plus haut placé de l’organe de direction est effectivement considéré comme l’ayant droit économique, car personne ne remplit les critères. Dans cette situation, le silence n’est pas une option : la déclaration de non-identification est elle-même une obligation soumise à un délai.

Exemption transitoire pour les déclarations antérieures

Les actionnaires et associés qui ont rempli leurs obligations de déclaration en vertu de l’ancien droit (art. 697j et 790a CO) et pour lesquels la même personne est également considérée comme l’ayant droit économique au sens de la LTPM sont réputés exemptés. La société peut toutefois exiger a posteriori des informations manquantes – telles que la date de naissance ou la nationalité –, qui doivent être fournies dans un délai d’un mois. L’exemption concerne la déclaration à la société, et non la déclaration de la société au registre.

Pour une partie des entités juridiques, la question des délais ne se pose pas, car elles ne sont pas soumises à la LTPM ou en sont expressément exclues.

Les exceptions doivent être interprétées de manière restrictive et examinées au cas par cas. Toute personne invoquant une exception doit en documenter les motifs.

Le simple fait d’attendre ne permet pas de remédier à un délai non respecté. Quiconque enfreint intentionnellement les obligations de déclaration ou d’information ou fournit de fausses informations s’expose à une amende pouvant aller jusqu’à 500 000 CHF (art. 43 LTPM). Quiconque enfreint intentionnellement une décision exécutoire de l’autorité de contrôle, rendue sous peine de sanction, est passible d’une amende pouvant aller jusqu’à 100 000 CHF (art. 44 LTPM). Il s’agit de montants maximaux, et non de forfaits.

Seule la violation intentionnelle est punissable ; la simple négligence ne constitue pas l’infraction. Cela ne constitue toutefois pas un blanc-seing : quiconque connaît son obligation de déclaration et laisse néanmoins le délai expirer s’expose rapidement à une accusation de dol éventuel. Et les conséquences en matière de droit des sociétés mentionnées ci-dessous ne présupposent pas l’intention.

L’autorité chargée des poursuites et du jugement est le Département fédéral des finances ; l’action pénale se prescrit après sept ans (art. 45 LTPM). L’autorité de contrôle est l’unité du DFF chargée des contrôles (art. 39 LTPM), tandis que le registre lui-même est tenu par l’Office fédéral de la justice.

Outre les amendes, des mesures de surveillance s’appliquent (art. 38 LTPM) : en cas de violations répétées des obligations de déclaration ou si une violation n’est pas corrigée malgré des sommations répétées, l’autorité de contrôle peut suspendre les droits de participation et les droits patrimoniaux de l’actionnaire ou de l’associé concerné. La dissolution et la liquidation n’interviennent que si les circonstances le justifient – notamment lorsque l’entité juridique ne présente manifestement plus aucune activité commerciale ni aucun actif réalisable.

Et avant même d’en arriver là : si une entité juridique ne fait pas de déclaration à l’expiration du délai fixé par l’autorité chargée de la tenue du registre, celle-ci peut l’inscrire d’office (art. 33 LTPM). L’inscription est alors effectuée sans intervention de votre part, sur la base des informations dont dispose l’autorité.

À cela s’ajoutent des frais : si l’inscription est gratuite, les rappels, les mises en demeure et les décisions ne le sont pas. Ils sont calculés en fonction du temps consacré, le tarif horaire s’élevant de 100 à 150 francs selon l’expertise requise ; en cas de volume exceptionnel ou d’urgence, des majorations pouvant aller jusqu’à 50 % sont possibles (art. 41 LTPM, art. 68 OTPM). Quiconque laisse passer le délai risque donc, dans certaines circonstances, de devoir payer avant même qu’une éventuelle amende ne soit infligée.